Minder administratieve druk, meer tijd voor je (zakelijke) klant

Als adviseur verdien je je boterham met advisering en niet met administratie. Logisch dus dat je bedrijfsresultaten van je kantoor verbeteren naarmate je meer tijd besteedt aan je relaties. Maar dan moet er wel minder tijd gaan zitten in je administratie. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Slim inventariseren

Het offertetraject kan complex en arbeidsintensief zijn. Daar is dan ook flinke tijdwinst te halen. Al in de inventarisatiefase kun je sneller werken door eerst te vragen naar de wensen en verwachtingen van je klant. Wil hij een uitgebreid risicorapport of alleen een e-mail met hoofdpunten? Gaat hij voor de laagste premie of heeft hij specifieke wensen voor de voorwaarden? Het scheelt nogal als je bepaald voorwerk niet hoeft te doen omdat je klant daar helemaal niet om vraagt.

Langdurig offertetraject

Ga je na de inventarisatie offertes aanvragen, dan klop je aan bij verschillende maatschappijen. Als je individueel werkt, moet je met elke maatschappij apart afspraken maken en werk je met verschillende extranetten, die maar net moeten koppelen met jouw eigen systeem. Shoppen bij verschillende maatschappijen betekent meerdere keren handmatig gegevens invoeren en documenten scannen en koppelen. Veel werk. Elke verzekeraar kan bovendien om andere informatie vragen. Als je iets vergeet, moet je weer terug naar je klant. En als er iets gewijzigd moet worden, kost dat ook weer veel tijd.

Meerdere offertes in één keer

Een aanvraag indienen en monitoren, overleg en contact met de verzekeraar en je relatie, het wijzigen en opmaken van de polis, het duurt allemaal best lang. Je kunt die doorlooptijd flink verkorten door gebruik te maken van de diensten van een serviceprovider. Je krijgt dan toegang tot het aanbod van verschillende verzekeraars en kunt in één keer meerdere offertes en premieberekeningen maken. Dat scheelt behoorlijk in je tijd.

Tijdwinst door automatisering

Ook door betere automatisering behaal je een beter rendement tegen geringere inspanningen. Waar zitten de bottlenecks in jouw IT -omgeving? Je kunt administratieve rompslomp verminderen door systemen beter te integreren en postverwerking en schadeafhandeling verder te automatiseren. Misschien kun je kiezen voor een systeem waarmee je klant online schades kan melden, wijzigingen door kan geven en berekeningen kan maken. Werk je samen met een serviceprovider, dan kun je vaak gebruikmaken met hun volwaardige IT-systemen, met alle voordelen van dien. Wel zo handig.

Selectie in agentschappen

Je kunt verder efficiënter werken door keuzes te maken. Advieskantoren met de focus op zakelijk kunnen vaak wel 90% van het werk onderbrengen bij 3 of 4 partijen. Maak daarom een keuze in de maatschappijen waar je mee samenwerkt, want minder agentschappen betekent minder administratieve druk. Ga na wie het beste passen bij jouw kantoor en bij de behoeften van jouw relaties. Als je expliciet voor een selecte groep kiest, heb je daar een streepje voor. Je kunt relaties opbouwen en afspraken maken over de manier van samenwerken, de schadeafwikkeling en de offerteafhandeling. Dat levert tijdwinst op.

Kies je klant

Ook door een keuze te maken in je klantenbestand, kun je veel werk besparen terwijl je resultaten beter worden. Kies voor de klanten met wie je de meeste feeling hebt, die passen bij jouw expertise en met wie je in het verleden succesvol zaken hebt gedaan. Met hen kun je regelmatig en proactief contact onderhouden. Je leert hen beter kennen, begrijpt hun wensen en vragen beter en dat komt de kwaliteit van je advies weer ten goede. Aan klanten die niet in de top zitten, besteed je minder aandacht of eventueel neem je afscheid van hen.

Administratie uitbesteden

Ten slotte: administratieve taken kun je ook uitbesteden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opnemen van de telefoon, e-mailberichten beantwoorden en het afhandelen van schademeldingen. Je kunt die taken onderbrengen bij een externe partij die uit jouw naam handelt. Zo blijf je dus herkenbaar als kantoor en je relatie merkt er niets van dat jij het werk hebt uitbesteed. Maar jij houdt wel meer tijd over voor het werk waar jouw werkplezier en rendement ligt: het adviseren van klanten.