Te veel te doen in te weinig tijd? [blog]
29-08-2018
Elke maand vertelt een van de consultants van Next Step Factory hoe u kunt werken aan uw onderneming en ontvangt u praktische tips. De bijdrage van deze maand is verzorgd door: Jeroen Bais.
Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk – Dwight Eisenhower
Eisenhower, 34e president van de VS, was één van de meest productieve personen die deze wereld gekend heeft. Wetenschappers hebben hem bestudeerd om erachter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Die studie resulteerde in het Eisenhower model.
Vier categorieën
Dwight Eisenhower was geen bezige bij te noemen. Hij was degene die de bijen leerde hoe ze bezig moesten zijn. Niet alleen kreeg hij veel gedaan binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging waar het aankwam op kennis en productiviteit. Hoe hij dat voor elkaar kreeg? Hij deelde zijn activiteiten in vier categorieën in.
1. Dringend én belangrijk
Taken die u zo snel mogelijk moet uitvoeren omdat er anders (grote) problemen ontstaan.
Een taak is belangrijk als u degene bent die de taak moet uitvoeren omdat u eindverantwoordelijk bent.
Een taak is dringend als de taak vandaag, binnen enkele uren, moet worden uitgevoerd.
Let op! Categorie-1 taken mogen niet meer dan 5% van de takenlijst en de tijd in beslag nemen.
2. Belangrijk, maar niet dringend
Belangrijke taken die uitgesteld kunnen worden, plant u in om ze later uit te voeren. Dit zijn de taken waar u 95% van uw dag mee bezig zou moeten zijn.
Let op! Plannen is niet uitstellen; het is een afspraak met uzelf en uw omgeving om taken een bepaalde prioriteit te geven.
3. Dringend, maar niet belangrijk
Als iemand anders de taak kan uitvoeren is deze voor u niet belangrijk. U kunt een dringende, maar niet belangrijke taak overdragen aan een ander. Zo kan de opdracht toch op tijd afgehandeld worden.
Deze categorie is vaak lastig om mee om te gaan. Want in hoeverre bent u in staat om ‘nee’ te zeggen? Om u niet te laten leiden door het ‘´nee´ van anderen? En om naar alternatieve oplossingen op zoek te gaan?
4. Dringend noch belangrijk
In deze categorie vallen de taken die u van uw lijst kunt schrappen. Het is de meest onderschatte categorie van alle, want hij bestaat uit taken die u vaak als uitvlucht kunt nemen om niet aan de taken uit de eerste drie categorieën te beginnen.
Soms is die uitvlucht overduidelijk, wanneer u nutteloos Facebook aan het checken bent bijvoorbeeld. Maar vaak weet u niet eens dat u een taak uit categorie 4 aan het uitvoeren bent, terwijl u dringende en/of belangrijke zaken aan de kant aan het schuiven bent.
Waarom het werkt
Het Eisenhower Model geeft u een helder raamwerk om slimmer taken op het werk én in het persoonlijk leven uit te voeren, zolang u elke taak maar indeelt in één van de vier vlakken. U weet op dan namelijk waar u (1) meteen aan moet beginnen, waar u (2) daarna mee aan de slag kunt, wat u (3) aan iemand anders kunt overlaten en wat u (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
Dus: wilt u als een ware Eisenhower uw bedrijf leiden, uw gezin managen of uw dagelijkse taken tackelen? Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe.
Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die u zou moeten schrappen (categorie 4)!
Bron: www.timemanagement.nl
