Het belang van UBO-registratie

Wij merken dat er regelmatig verwarring is over het aanleveren van UBO-gegevens. Dit speelt zowel bij nieuwe aanvragen als bij bijvoorbeeld wijzigingen, zoals een naamswijziging of een verandering in rechtsvorm. Daarom duiken we er nog eens in. Hoe zit het ook alweer met de UBO-registratie? 

Registratie in UBO-registers
In de UBO-registers staat wie de eigenaar is van een organisatie, of wie zeggenschap of een belang heeft. De registers helpen criminele activiteiten zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering voorkomen en opsporen. 

Houd de UBO-gegevens actueel en geef ze aan ons door 

Als verzekeraar zijn wij verplicht om actuele UBO-gegevens te hebben. Daarom screenen wij doorlopend onze portefeuille om de gegevens te controleren en vragen we eens in de zoveel tijd de UBO-gegevens bij onze zakelijke klanten op. Er kan namelijk altijd iets veranderen binnen een organisatie, en dus in de UBO-gegevens. 

Ook voor jou als financieel adviseur is het belangrijk om de UBO-gegevens van je relaties actueel te houden. Vraag daarom altijd om een ingevulde UBO-verklaring (ook als er geen verplichting is vanuit het UBO-register). 

UBO-verklaring bij nieuwe aanvraag of wijziging schadeverzekering 

Bij een nieuwe aanvraag voeg je de UBO-verklaring toe via het notitieveld. Zolang er geen UBO bekend is, mogen wij de aanvraag niet in behandeling nemen en geen dekking verlenen. (Dit geldt  ook voor eenmanszaken en zzp’ers.) De polis kunnen wij pas opmaken en in dekking nemen per wanneer we de UBO-verklaring hebben ontvangen, en werkt dus niet met terugwerkende kracht. 

Stuur ook bij een wijziging zo snel mogelijk de verklaring mee. Bijvoorbeeld wanneer een eenmanszaak wordt omgezet naar een v.o.f.. Hoe sneller wij de verklaring hebben, hoe sneller afhandeling van de mutatie. 

Bij de aanvraag kun je zien of er een UBO-registratie bekend is:

Verplichte registratie in UBO-register 

UBO’s moeten worden vastgelegd in UBO-registers. Alle landen in de Europese Unie hebben er één en zijn verplicht om deze bij te houden. In Nederland wordt het UBO-register beheerd door de Kamer van Koophandel.  

De meeste organisaties zijn wettelijk verplicht om zich te registreren in het UBO-register, met een paar uitzonderingen daargelaten, zoals beursgenoteerde bv’s, VvE’s en eenmanszaken. Ook een zzp’er met een eenmanszaak hoeft zich niet in het register in te schrijven, omdat duidelijk is wie de eigenaar is. Maar in alle andere gevallen is de ondernemer verplicht tot een actuele UBO-registratie. 

Let op: het niet of niet op tijd registreren of verkeerde informatie doorgeven is verboden. Je riskeert dan als organisatie een geldboete. 

Ook verzekeraars hebben UBO-gegevens nodig  

Verzekeraars zijn, naast de registratie bij de KVK, verplicht om UBO-gegevens op te vragen bij hun zakelijke klanten. Dat heeft te maken met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) én de Sanctiewet; verzekeraars mogen namelijk geen diensten verlenen aan personen of partijen die op een sanctielijst staan.  

In sommige gevallen hoef je als bedrijf de UBO’s dus niet te registreren bij de KVK, maar wél bij de verzekeraar. Dit zorgt weleens voor verwarring bij ondernemers.  

Om witwassen, fraude en het financieren van terrorisme te voorkomen, hebben wij een onderzoeksplicht voor al onze klanten. Daar geldt geen enkele uitzondering op, dus ook niet als je een beursgenoteerde bv of een VVE bent. Dus óók als een bedrijf niet wettelijk verplicht is zich te registreren in het UBO-register hebben wij een UBO-verklaring nodig. 

(Her-)opening UBO-register schadeverzekeraars 

Om het UBO-proces te versnellen heeft de Tweede Kamer afgelopen februari ingestemd met een Wijzigingswet waarbij schadeverzekeraars weer beperkt toegang krijgen tot het UBO-register. Het wetsvoorstel is nu voor behandeling naar de Eerste Kamer gezonden. Het ministerie werkt nog verder aan de algemene maatregel van bestuur. Het UBO-register is nu dus nog niet open voor schadeverzekeraars. Daarom werken we voorlopig door zoals we het nu doen. Houd daarom de UBO actueel en geef wijzigingen op tijd aan ons door. Zo houden we samen het aanvraagproces soepel en snel. 

Hoe lever je de gegevens aan?
Ga hiervoor naar www.nedasco.nl/UBO en log in met het relatienummer en de postcode van de verzekeringnemer.