beveiligd verzenden
Mimecast diensten Nedasco
Wij communiceren regelmatig met jou via e-mail. Daarbij dragen wij vaak persoonsgegevens of andere (privacy)gevoelige informatie over. Dit brengt bepaalde risico’s met zich mee. Daarom vinden wij het belangrijk dat dit goed is beveiligd. Iets wat ook vanuit de AVG van ons wordt verlangd. Om die reden maken wij sinds kort gebruik van de diensten van Mimecast. Hiermee is ons e-mailverkeer nog beter beveiligd en kunnen wij ook grotere bestanden overdragen.
Mimecast Large File Send
Een e-mailsysteem is in de basis niet geschikt voor de overdracht van grote bestanden. Daarom maken wij gebruik van Mimecast Large File Send. Dit is een beveiligd webportaal om de overdracht van grote bestanden toch mogelijk te maken. Wij bieden e-mailberichten van meer dan 15MB standaard aan via dit portaal.
Zo werkt het:
Stap 1
Een van onze systemen of medewerkers verzendt een e-mail met meer dan 15MB aan bestanden of kiest er zelf voor om Mimecast te gebruiken.
Stap 2
Mimecast verzorgt voor ons de verzending en plaatst de bijlage(n) van de e-mail op ons Mimecast Large File webportaal.
Jij ontvangt een e-mail met één bijlage. In deze bijlage staat een bericht met daarin een knop (‘Ontvang bestanden’) die verwijst naar ons webportaal.
Stap 3
Als je op de knop ‘Ontvang bestanden’ klikt, kom je op ons Mimecast Large File webportaal;
Stap 4
Klik op de knop ‘Krijg Toegangssleutel’, hiermee wordt een code verzonden naar hetzelfde e-mailadres als het originele bericht uit stap 2.
Let op!
De knop ‘Krijg Toegangssleutel’ is alleen zichtbaar als er vanuit Nedasco is gekozen om een mail mét toegangssleutel te versturen. Het komt dus ook voor dat deze knop niet zichtbaar is. In dat geval kun je deze stap overslaan.
Stap 5
Na het inloggen (met of zonder toegangssleutel) zijn de bestanden te openen of downloaden.
Let op!
De bestanden blijven een beperkte tijd beschikbaar op ons portaal, de verloopdatum wordt in de e-mail vermeld.
Mimecast Secure Messaging
Om te kunnen garanderen dat onze e-mails nooit onversleuteld worden verzonden, maken wij gebruik van een speciale functie van Mimecast: Secure Messaging. Dit houdt in dat onze e-mailberichten altijd veilig worden verzonden.
Zo werkt het:
Stap 1
Een van onze medewerkers of systemen verzendt een e-mail.
Stap 2
Mimecast verzorgt voor ons de verzending en controleert hierbij of de ontvangende e-mail server ondersteuning biedt voor beveiligde overdracht.
Stap 3
a. In 99% van de gevallen is de ontvangende e-mailserver goed genoeg beveiligd. Het bericht verschijnt dan in jouw mailbox zoals jij dat gewend ben. Er hoeft dan geen gebruik gemaakt te worden van de Secure Messaging dienst.
b. In 1% van de gevallen is de ontvangende e-mailserver niet goed genoeg beveiligd. Dan wordt het bericht klaargezet binnen ons beveiligde Mimecast Secure Messaging portaal. Als er een bericht voor je klaarstaat, ontvang je een e-mail (<<<) met daarin de link om op dit portaal te komen.
